엑셀에는 복사, 붙여넣기, 저장처럼 기본적으로 제공되는 단축키가 많습니다. 하지만 실제 업무를 하다 보면 셀 병합, 테두리 설정, 값 붙여넣기, 특정 서식 적용처럼 자신이 자주 사용하는 기능을 별도의 단축키로 만들고 싶을 때가 있습니다.
Windows용 엑셀에서는 모든 명령에 원하는 Ctrl+문자 조합을 바로 지정하는 기능이 제공되는 것은 아닙니다. 대신 빠른 실행 도구 모음에 기능을 추가해 Alt 번호 단축키로 실행하거나, 매크로에 단축키를 지정하는 방식을 사용할 수 있습니다.
단순한 명령 하나를 빠르게 실행하고 싶다면 빠른 실행 도구 모음이 적합하고, 여러 작업을 한 번에 처리하고 싶다면 매크로 단축키가 더 효율적입니다.
엑셀 단축키 만드는 방법｜자주 쓰는 기능 직접 설정하기
빠른 실행 도구 모음 단축키
빠른 실행 도구 모음은 엑셀 화면 위쪽에 자주 사용하는 명령을 모아두는 영역입니다. 여기에 명령을 등록하면 Alt 키와 숫자 키를 이용해 단축키처럼 실행할 수 있습니다.
예를 들어 빠른 실행 도구 모음의 첫 번째 위치에 ‘병합하고 가운데 맞춤’을 등록하면 Alt를 누른 뒤 화면에 표시되는 번호를 눌러 해당 기능을 실행할 수 있습니다. Microsoft는 Alt 키를 누르면 리본 메뉴와 빠른 실행 도구 모음 위에 키 설명인 KeyTip이 표시된다고 안내하고 있습니다.
빠른 실행 도구 모음에 명령 추가하기
먼저 엑셀에서 자주 사용하는 기능이 있는 메뉴로 이동합니다.
예를 들어 ‘병합하고 가운데 맞춤’을 추가하려면 다음과 같이 진행합니다.
- 엑셀 상단의 홈 탭을 선택합니다.
- 병합하고 가운데 맞춤 명령을 찾습니다.
- 해당 명령을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭합니다.
- 빠른 실행 도구 모음에 추가를 선택합니다.
리본 메뉴에 있는 대부분의 명령은 이 방식으로 빠른 실행 도구 모음에 추가할 수 있습니다. 리본 메뉴에서 바로 찾기 어려운 명령은 빠른 실행 도구 모음의 설정 메뉴에서 ‘기타 명령’을 선택한 뒤 추가할 수도 있습니다.
메뉴에 없는 명령 추가하기
원하는 기능이 리본 메뉴에 보이지 않을 때는 다음 경로를 이용합니다.
“파일 > 옵션 > 빠른 실행 도구 모음”
또는 빠른 실행 도구 모음 오른쪽에 있는 아래쪽 화살표를 누른 다음 기타 명령을 선택합니다.
‘다음에서 명령 선택’ 항목을 모든 명령 또는 리본 메뉴에 없는 명령으로 변경하면 엑셀에서 사용할 수 있는 더 많은 기능을 확인할 수 있습니다. 원하는 명령을 선택한 뒤 추가 버튼을 누르고 확인을 선택하면 됩니다.
Alt 숫자 단축키 사용하기
빠른 실행 도구 모음에 명령을 추가한 후 Alt 키를 누르면 각 명령 위에 숫자 또는 문자가 표시됩니다.
일반적으로 앞쪽에 배치된 명령은 다음과 같이 실행할 수 있습니다.
- 첫 번째 명령: Alt > 1
- 두 번째 명령: Alt > 2
- 세 번째 명령: Alt > 3
Alt+1을 동시에 누르는 방식이 아니라, Alt를 먼저 누른 뒤 화면에 표시되는 숫자를 이어서 누르는 방식입니다.
명령 순서는 빠른 실행 도구 모음 설정 화면에서 위쪽 또는 아래쪽 화살표를 이용해 변경할 수 있습니다. 자주 사용하는 기능을 1번부터 배치하면 더 편리하게 사용할 수 있습니다.
추천 빠른 실행 도구 모음 기능
빠른 실행 도구 모음에는 반복적으로 사용하는 단순 기능을 등록하는 것이 좋습니다.
대표적으로 다음과 같은 기능을 추가할 수 있습니다.
- 값 붙여넣기
- 병합하고 가운데 맞춤
- 틀 고정
- 필터 설정
- 인쇄 미리 보기
- PDF로 저장
- 행 삽입
- 열 삽입
- 테두리 설정
- 셀 서식
- 오름차순 정렬
- 내림차순 정렬
다만 명령 위치는 사용자가 추가한 순서에 따라 달라지므로 다른 컴퓨터에서는 같은 Alt+숫자가 다른 기능을 실행할 수 있습니다.
매크로 단축키 만드는 방법
여러 작업을 반복해서 수행한다면 빠른 실행 도구 모음보다 매크로를 사용하는 것이 효과적입니다.
매크로는 사용자가 실행한 작업을 기록한 뒤 동일한 작업을 자동으로 반복하는 기능입니다. Microsoft도 기본 단축키가 없는 반복 작업은 매크로를 기록해 단축키로 실행할 수 있다고 안내합니다.
예를 들어 다음과 같은 작업을 하나의 단축키로 만들 수 있습니다.
- 제목 행에 배경색과 굵은 글씨 적용
- 선택 영역에 테두리와 가운데 정렬 적용
- 특정 양식으로 숫자 서식 변경
- 반복적으로 입력하는 문구 삽입
- 여러 열의 너비를 한 번에 조정
개발 도구 탭 표시하기
매크로 기능을 사용하려면 먼저 개발 도구 탭을 표시하는 것이 편리합니다.
- 엑셀에서 파일을 선택합니다.
- 옵션으로 들어갑니다.
- 왼쪽 메뉴에서 리본 사용자 지정을 선택합니다.
- 오른쪽 기본 탭 목록에서 개발 도구를 체크합니다.
- 확인을 선택합니다.
개발 도구 탭은 기본적으로 숨겨져 있으며, 위 경로를 통해 활성화할 수 있습니다.
새 매크로에 단축키 지정하기
개발 도구 탭을 활성화했다면 다음 순서로 매크로와 단축키를 만들 수 있습니다.
- 개발 도구 탭을 선택합니다.
- 매크로 기록을 선택합니다.
- 매크로 이름을 입력합니다.
- 단축키 입력란에 사용할 영문자를 입력합니다.
- 매크로 저장 위치를 선택합니다.
- 확인을 누릅니다.
- 자동화하려는 작업을 실제로 수행합니다.
- 개발 도구에서 기록 중지를 선택합니다.
매크로 기록 창의 단축키 입력란에 소문자를 입력하면 일반적으로 Ctrl+문자 형태로 실행됩니다. 대문자를 입력하면 Ctrl+Shift+문자 조합으로 사용할 수 있습니다.
예를 들어 단축키 입력란에 소문자 q를 입력했다면 Ctrl+Q, 대문자 Q를 입력했다면 Ctrl+Shift+Q로 매크로가 실행될 수 있습니다.
기존 매크로 단축키 변경하기
이미 만들어진 매크로에도 단축키를 추가하거나 변경할 수 있습니다.
- 개발 도구 > 매크로를 선택합니다.
- 단축키를 지정할 매크로를 선택합니다.
- 옵션을 누릅니다.
- 단축키 입력란에 원하는 영문자를 입력합니다.
- 확인을 눌러 저장합니다.
개발 도구 탭을 사용하지 않는 경우 Alt+F8을 눌러 매크로 창을 열 수도 있습니다.
매크로 단축키 주의사항
매크로 단축키는 기존 엑셀 단축키와 겹치지 않도록 설정해야 합니다.
예를 들어 매크로에 Ctrl+C를 지정하면 해당 매크로가 포함된 통합 문서를 열어둔 동안 기본 복사 단축키가 정상적으로 작동하지 않을 수 있습니다. Microsoft는 매크로 단축키가 기존 엑셀 단축키와 동일할 경우 통합 문서가 열려 있는 동안 기본 단축키를 덮어쓸 수 있다고 안내합니다.
따라서 다음처럼 기본 기능과 겹칠 가능성이 낮은 조합을 선택하는 것이 좋습니다.
- Ctrl+Shift+Q
- Ctrl+Shift+E
- Ctrl+Shift+J
- Ctrl+Shift+M
다만 이 조합 역시 사용 중인 엑셀 버전이나 추가 기능에 따라 다른 명령과 겹칠 수 있으므로 지정 후 반드시 테스트해야 합니다.
매크로 파일 저장 형식
매크로를 만든 파일은 일반적인 .xlsx 형식으로 저장하면 매크로 내용이 제거될 수 있습니다.
매크로를 계속 사용하려면 파일을 저장할 때 다음 형식을 선택해야 합니다.
Excel 매크로 사용 통합 문서(.xlsm)
개인용 매크로 통합 문서에 매크로를 저장하면 특정 파일뿐 아니라 자신의 엑셀 환경에서 다른 통합 문서를 사용할 때도 해당 매크로를 실행할 수 있습니다. 다만 회사나 다른 컴퓨터에서 사용하려면 보안 설정과 파일 이동 여부를 확인해야 합니다.
FAQ
Q. 엑셀에서 원하는 Ctrl 단축키를 직접 만들 수 있나요?
A. Windows용 엑셀에서는 일반 명령에 원하는 Ctrl+문자 단축키를 자유롭게 지정하는 기능이 제한적입니다. 대신 매크로에 단축키를 지정하거나 빠른 실행 도구 모음의 Alt+숫자 방식을 활용할 수 있습니다.
Q. 빠른 실행 도구 모음 단축키가 바뀌는 이유는 무엇인가요?
A. 명령의 배치 순서가 바뀌면 해당 명령에 연결된 숫자도 변경됩니다. 자주 사용하는 기능은 앞쪽에 고정하는 것이 좋습니다.
Q. 매크로 단축키가 작동하지 않는 이유는 무엇인가요?
A. 매크로가 비활성화됐거나 파일이 일반 .xlsx 형식으로 저장된 경우, 매크로가 포함된 파일을 열지 않은 경우 등에 작동하지 않을 수 있습니다.
Q. 다른 엑셀 파일에서도 매크로 단축키를 사용할 수 있나요?
A. 매크로를 개인용 매크로 통합 문서에 저장하면 다른 엑셀 파일에서도 사용할 수 있습니다. 현재 통합 문서에 저장했다면 해당 파일을 열었을 때만 사용할 수 있습니다.
Q. 기존 단축키와 겹치면 어떻게 되나요?
A. 매크로 단축키가 기존 엑셀 단축키와 겹치면 매크로가 포함된 통합 문서를 열어둔 동안 기본 단축키보다 매크로가 우선 실행될 수 있습니다.
마무리
엑셀 단축키를 직접 만드는 가장 쉬운 방법은 자주 사용하는 기능을 빠른 실행 도구 모음에 추가하는 것입니다. 기능을 추가한 뒤 Alt 키를 누르면 표시되는 숫자를 이용해 빠르게 실행할 수 있습니다.
단순한 명령 하나가 아니라 여러 작업을 반복해서 처리해야 한다면 매크로를 기록하고 단축키를 지정하는 방법이 효율적입니다. 다만 매크로 단축키는 기존 엑셀 단축키와 충돌할 수 있으므로 Ctrl+Shift+문자처럼 잘 사용하지 않는 조합을 선택하는 것이 안전합니다.
업무 환경과 반복 작업의 복잡도를 고려해 빠른 실행 도구 모음, 매크로, 리본 메뉴 사용자 지정 중 적합한 방식을 선택하면 엑셀 작업 시간을 효과적으로 줄일 수 있습니다.
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